התנהלות נוטריון מול משרד המשפטים

נוטריונים מעניקים שירותים רבים לאזרחים ונראה כי אנשים רבים זקוקים שירותיהם במיוחד אנשים שעלו מארצות זרות ומעוניינים להגיש מסמכים לבית משפט, אך כמובן שלעליהם להגיש את מסמכים אלו בעברית או בשפות שונות כאשר מדובר בהגשת מסמכים לשגרירויות שונות. מבין שירותיהם של נוטריונים תוכלו למצוא את הבאים: אימות הסכמי ממון, אישור תצהירים, אישור על צוואות, ייפוי כוח נוטריוני, שירותי תרגום למסמכים שונים, אישור הצהרת מתרגם במידה והנוטריון אינו בקיא בשפת התרגום ועוד שירותים שונים.

יש לא מעט פעמים בהם נוטריון נדרש להתנהל מול משרד המשפטים. במשרד המשפטים יש גוף מיוחד שהוקם לצורך כך והם מתנהלים מול נוטריונים, למחלקה זאת קוראים – "המחלקה לרישוי נוטריונים". במחלקה זאת מאשרים את הבקשות של מי שמעוניין לעסוק בתחום ועליו לענות על קריטריונים מסוימים בפני הוועדה כמו: עליו לעסוק בתחום עריכת דין כ – 10 שנים, עליו להיות חבר בלשכת עורכי דין, ללא עבירות משמעת, ללא עבר פלילי, עליו לעבור את אישור הוועדה ועוד קריטריונים שונים עד לקבלת האישור והרישיון לעסוק בתחום.

תפקידים נוספים של מחלקה רישוי נוטריונים במשרד המשפטים

מעבר לכך שמחלקה זאת נועדה לצורך הסמכת נוטריונים והענקת רישיון על סמך קריטריונים מסוימים, על מחלקה זאת גם לפקח על עבודתם של נוטריונים ולבקר את עבודתם לאורך כל השנה ולוודא כי הם שומרים על הנהלים הנדרשים בחוק ועל כללי האתיקה. מבקרים אלו מבצעים ביקורת פתע במשרדים של נוטריונים הפרוסים בכל רחבי הארץ ובוחנים ומבקרים את עבודתם. במקביל, נציגי המשרד מקבלים את הביקורות של המפקחים בשטח ומגבשים המלצות להעברה ליועץ המשפטי לממשלה הממונה על תלונות וביקורות של נציגי המשרד.

חשובות מעקב אחר הנהלים של משרד המשפטים

מכיוון שלא תמיד כל נוטריון בתל אביב מודע להיקף ההתנהלות שלו מול משרד המשפטים ולא תמיד מודע לנהלים החדשים של משרד המשפטים, מחלקת הרישוי אחראים כי העבודה תתנהל בצורה נכונה כפי שנדרש בחוק ולעקוב כי העבודה תתבצע ביעילות ובצורה נכונה. מעבר לכך, תפקיד מחלקה זאת גם להפיק אגרות רישיון ולטפל באגרות השנתיות של שירותי הנוטריונים ועל פרסומם. בשל החשיבות הרבה של גוף זה, על כל נוטריון העוסק בתחום להתעדכן מידי תקופה מסוימת בנהלים החדשים ולרענן את הידע שלו בנושא כדי להימנע משיפוט משמעתי ולהימנע מביקורות שליליות שיוכלו לשלול את רישיונו.

למה הפיקוח בתחום כל כך נוקשה?

הסיבות לפיקוח הנוקשה של משרד הרישוי לנוטריונים נעוצות בעובדה כי מדובר בתפקיד חשוב  ביותר, הרי כלל מסמכים אותם מאשרים נוטריונים וכלל שירותיהם קבילים בבית משפט. במקרים אלו אין מקום לטעויות ועל נוטריון לבצע עבודה מדויקת ויסודית בהתאם לנהלים וכללי האתיקה שנקבעו בחוק, על מנת למנוע מצבים לא נעימים וטעויות שיכולות להיות קריטיות בבתי משפט וברשויות שונות.